Los 10 Mandamientos de la Gestión del Tiempo

26 de enero de 2015

 

1.     Planificar

Realizar una planificación a corto, medio y largo plazo es crucial a la hora de llevar una gestión del tiempo adecuada. A largo plazo, mediante la realización de Planes de Acción, que pueden ser anuales, semestrales o trimestrales. A medio plazo, con una planificación semanal que se puede organizar el viernes y complementar el lunes. Y a corto plazo, mediante unos minutos cada mañana que te permitan definir las tareas del día, sus prioridades y el orden de las mismas.

 

2.      Priorizar

Es imprescindible priorizar las tareas a realizar para adecuar las mismas a los momentos más propicios para llevarlas a cabo. No es lo mismo una tarea urgente que una tarea urgente e importante. De una tarea cabe observar su nivel de Urgencia (se ha de realizar lo antes posible, a veces hay un plazo fijado) y su nivel de importancia (qué relevante es para la consecución de mi negocio).

Para priorizar podemos incluir 5 niveles: (1) Urgentes e importante, (2) Urgentes, (3) Importantes, (4) Otras, (5) de relleno. Las tareas de relleno son aquellas que no requieren un gran esfuerzo y que puedo ir haciendo en los pequeños espacios de tiempo que tenga libres, como por ejemplo si se aplaza una visita o llega tarde un proveedor. Ejemplos de tareas de rellenos serían: control de stock, “limpieza” del portátil o del móvil o lectura de un libro...

 

3.      Concentrarse

A lo largo de nuestra jornada de trabajo y, sobretodo, en los momentos en que estemos con tareas importantes, hemos de concentrarnos en la tarea, evitando las interrupciones. Para ello, dentro de nuestras posibilidades, mantendremos el móvil o teléfono en silencio, la puerta cerrada y daremos instrucciones a nuestros colaboradores o compañeros para no ser molestados hasta cierta hora.

 

4.      Ordenar nuestras tareas

Es importante ordenar las tareas según nuestras priorización y teniendo en cuenta otros factores, como nuestros niveles de energía a lo largo del día o mi gusto hacia las tareas. Así, asignaré las tareas más importantes a mis momentos más elevados a lo largo del día, aquellos en los que tengo mayor energía. Un pequeño truco es realizar primero las tareas que menos me gusten hacer, para evitar dejarlas para más tarde, así nos las quitamos de “en medio”.

 

5.      Llevar correctamente la agenda

Una agenda de citas es fundamental en nuestro sistema de organización. En ella deberemos anotar las citas con personas, las llamadas a realizar o las acciones que tengan fecha de caducidad, como por ejemplo, tareas administrativas oficiales. 

En nuestra agenda podemos señalar con diferentes colores dependiendo del tiempo de tarea o del nivel de prioridad. Herramientas como Outlook ya cuentan con ese tipo de señalizadores que son totalmente personalizables. Si eres amante de las agendas tradicionales de papel, el uso de post-it de diversos colores es también muy útil, ya que permiten mover las tareas de forma rápida y detectarlas de un sólo vistazo.

Otra herramienta muy útil es la lista de tareas diarias. En ella anotamos por orden de prioridad nuestras tareas de hoy y vamos marcando las ya completadas, o, en su caso, trasladamos a la agenda aquellas que no se han podido completar.


Gestión del tiempo

6.      Evitar “ladrones de tiempo”

Los “ladrones de tiempo” nos roban sin que nos percatemos, o, por lo menos, sin saber cómo evitarlo. La clave es conocerlos y tenerlos muy en cuenta para impedir su acción: el compañero que a cualquier hora se pone a charlar del partido del fin de semana, el proveedor que se presenta sin cita previa, la llamada de un familiar en cualquier momento, la cuenta de correo que no cesa de recibir mensajes, el móvil, con sus Whatsapp y sus notificaciones, etc. Evitarlos es fundamental, y para ello hemos de tener clara nuestra planificación y hacérsela saber a los demás: la charla de fútbol en el café de las 11, el proveedor no se recibe sin cita previa, el móvil y el mail se abren a ciertas horas, etc.

Es imprescindible “educar” a las personas de nuestro entorno para que no se conviertan en estos “ladrones de tiempo” que tanto nos pueden perjudicar.

 

7.      Trabajar bien el correo

Como veíamos en el punto anterior, el correo electrónico es un excelente “ladrón de tiempo” y es fundamental hacer un buen uso de él. Para ello hay dos acciones imprescindibles: (1) Organizarlo y (2) Planificarlo.

Podemos organizar nuestro correo electrónico incluyendo acciones automáticas –muy fácil con programas como Outlook (aquí puedes ver cómo hacerlo)- que lleven ciertos mensajes a carpetas personales, así, por ejemplo, los correos de ofertas de proveedores los leo sólo los viernes, o los correos del jefe los tengo en una carpeta de importantes.

Otra cuestión es planificar la apertura para ciertas horas y evitar así el llamado “goteo” que me va a desviar la atención de mis tareas. Un buen momento para abrirlo es al sentarme: (1) a primera hora, tras mi planificación diaria; (2) al volver del café; (3) al volver de comer. Debería ocuparme el menor tiempo posible en leer y trabajar los correos. Para ello, he de tener claras las acciones a realizar con un correo y por este orden:

1º.- Eliminar lo que no deba ni leerse

2º.- Archivar los correos que sólo abro una vez por semana en carpetas.

3º.- Leer sólo lo imprescindible.

4º.- Reenviar lo que no sea de mi incumbencia.

5º.- Responder inmediatamente lo que sea necesario. O asignarme tareas que deba realizar sobre un correo.

 

8.      Mantener el orden

Nada peor que el desorden para tener una buena Gestión del tiempo. Tener ordenado nuestro puesto de trabajo implica tener cada cosa en su sitio y un sitio para cada cosa. Sobretodo, tener al día el archivo de documentos es fundamental para poder encontrar las cosas de forma efectiva y rápida, porque si no nos va a "robar" demasiado tiempo. Pero tampoco hemos de exagerar y archivar "en exceso". Efectivamente, a veces hay papeles que no requieren de su archivo y así podemos evitar dedicar un tiempo que nos será útil para otras tareas.

Hay un truco para el "archivo temporal" que nos puede resultar un gran ahorro de tiempo. Para ello dispondremos de dos carpetas diferenciadas, puede ser por colores o por números. Una será la de "archivo temporal" y otra la de "almacén". Iremos colocando en una de ellas todos los papeles que nos lleguen y que no sea imprescindible su archivo definitivo. Los papeles que requieren archivo definitivo son aquellos como facturas, documentos oficiales, etc. Una vez tengamos llena la carpeta, la colocaremos debajo y nos servirá de "almacén" y usaremos la otra carpeta para poner los documentos. Cuando llenemos esta carpeta, la colocamos debajo y vaciamos en la papelera el contenido de la anterior y así sucesivamente. 

 

9.      Dedicar tiempo a mi desarrollo

Deberíamos asignarnos algunas horas a nuestro desarrollo, bien a través de lecturas o mediante cursos de formación, tutoriales, etc. Lo ideal sería asignarnos unas horas semanales, por ejemplo, los viernes por la tarde, de tal forma que evitemos incorporar otras tareas a ese espacio de tiempo. Es imprescindible desarrollarse y seguir aprendiendo cada día.

 

10.  Dedicar tiempo a mí mismo

Uno de los pecados más graves es la de no seguir un horario correcto, sin robarme tiempo a mí mismo. Esto último es fundamental, ya que mi nivel de rendimiento y productividad va a depender de que tenga tiempo para mí, para mi descanso, para mis aficiones o para mi familia. Dedicarle demasiadas horas al trabajo o llevar trabajo a casa son síntomas de desorganización y, a la larga, pueden producir estrés y disminución en la productividad.

Lo más importante es organizar bien el tiempo que se dispone y adquirir hábitos positivos que permitan una organización del tiempo más cómoda y que dé mejores resultados.