Mis 3 Herramientas de Organización

Autor

Carlos Caballero
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23 de febrero de 2015

 

Este año me he propuesto mejorar mi organización del trabajo y para ello estoy perfeccionando el uso de diversas herramientas de gran utilidad en el día a día:

 

1. Google Calendar:

Desde que tengo uso de razón en esto de la informática -son ya unos añitos-, yo he sido un aférrimo defensor del Outlook... sí, incluso he sido unos de los pocos que llegó a usar las invitaciones a citas, las listas de tareas, etc. Pero, definitivamente, me he cansado de su poca conectividad y de lo pesado que resulta trabajar con sus pesados archivos... valga la redundancia. Las copias de seguridad y el traslado de las cuentas han sido una pesadilla desde hace tiempo: siempre que quería trabajar con varios equipos o cuando me he cambiado de equipo, no disponía de la información completa y actualizada.

Así que, finalmente, me he decidido a avandonar Outlook y trabajar en la nube. Y como ya soy un 'user' declarado de Google y de sus numerosas herramientas, me he pasado al Calendar como sistema de organización de Agenda. ¿Por qué? Pues hay numerosas ventajas que me han llevado a ello:

1. Un uso muy intuitivo: Contrariamente a Outlook, la línea de aprendizaje de Google Calendar es muy corta, todo es sumamente intuitivo y su uso es muy fácil para cualquiera. Además, si tienes alguna duda, la ayuda es sumamente eficaz. 

2. Trabajo en la nube: ¡Lo mejor de lo mejor! Se acabó el tener que ir trasladando el archivo de Outlook de un lado a otro. Ahora dispongo de mi calendario en el PC, el portátil, el tablet o el móvil al mismo tiempo, y sin necesidad de programas 'puente' o de sincronizaciones.

3. Facilidad de compartir: Compartir mi agenda con otros es tan fácil como el mecanismo de un chupete. ¡Así se puede trabajar en equipo!

4. Facilidad de trabajo con otras aplicaciones: Para mí es una gran utilidad, por ejemplo, poder ver el calendario de 'Trello' -otra de mis herramientas que veremos más adelante- directamente en Calendar. ¡Mucho más fácil organizarse!

 

2. GMail:

Desde hoy mismo, recibo mis correos electrónicos en GMail. Aunque no utilizo mi cuenta personal de GMail, ha resultado muy sencillo incorporar mis cuentas POP3 para que poder recibir todo mi correo en la misma bandeja de entrada. Y ya me he llevado la primera grata sorpresa: hay dos bandejas junto a la 'Principal' que no me esperaba: 'Social' y 'Promociones'. La primera incorpora todos los mensajes de las redes sociales y, la segunda, como su nombre indica, incorpora todos los correos promocionales... ¡Fantástico! Aunque en Outlook esto ya lo hacía mediante 'reglas', el no tener que "programarlo" yo y que sea el propio programa el que lo distinga, me parece fantástico.

Creo que habituarse a esta herramienta me va a resultar sumamente fácil y espero descubrir nuevas utilidades que iré incorporando a este artículo en el futuro. Pero tal como ocurre con Calendar, el hecho de tener el correo en la nube y poder acceder desde cualquier punto sin sincronizaciones es estupendo.

 

3. Trello:

Esta es una herramienta de organización fantástica para quienes han de organizar sus proyectos mediante listas de tareas. Y además, gratuita (trello.com). Resulta muy interesante para organizar el trabajo en equipo, ya que permite la colaboración instantánea y dispone de numerosas utilidades que lo hacen altamente atractivo:

1. Organización por 'paneles' (boards), 'listas de tareas' (lists) y 'tarjetas' (cards). Se puede tener el número de elementos que se quiera sin limitaciones y con muchas herramientas de adaptación visual: etiquetas de colores personalizables, stickers, etc. Puedes conocerlo a fondo aquí y aquí.

2. Sistema adaptable, se pueden trasladar tanto las 'tarjetas' como las 'listas'; también se pueden conectar entre sí, duplicar, etc. Tienes más información aquí.

3. Colaboración total: el creador de un panel puede compartirlo en todo o en parte con otros usuarios, puede asignar 'tarjetas', los usuarios pueden realizar comentarios y aportaciones, etc. 

4. Usabilidad 100%: totalmente intuitivo. Aunque está en inglés y, de momento, no se dispone de traducción a castellano, el uso es sumamente fácil e intuitivo.

5. Trabajo en la nube y desde cualquier plataforma. Dispone de una excelente aplicación para Android para móvil sumamente eficaz.

6. Posibilidad de calendario, y conectado a Google Calendar. En cada 'panel' se puede incorporar un calendario en el que se visualizarán las tareas ('fichas') que tienen fecha asignada. Y este calendario se puede conectar con Google Calendar de una forma muy sencilla. (Puedes verlo aquí)

trello

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